1. Podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała
z podobnym wnioskiem do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski (wzory wniosków stanowią załączniki do niniejszej procedury: załącznik nr 1 – wzór wniosku o wpisanie aktu urodzenia; załącznik nr 2 – wzór wniosku o wpisanie aktu małżeństwa; załącznik nr 3 – wzór wniosku o wpisanie aktu zgonu). W przypadku transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa oświadczenie małżonków o wyborze nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenie o wyborze nazwisk dla dzieci pochodzących z małżeństwa jeśli zagraniczny dokument podlegający transkrypcji ich nie zawiera.

2. Do wglądu dokument tożsamości: dowód osobisty lub paszport

3. Oryginał zagranicznego odpisu aktu, który ma być wpisany, względnie fotokopia potwierdzona przez organ, który sporządził akt i jest uprawniony do wydawania z niego odpisów wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie winno być dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego ( EOG ) lub konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula oraz dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. Nie wymagają tłumaczenia odpisy aktów stanu cywilnego wydane na druku wielojęzycznym sporządzone zgodnie z Konwencja Wiedeńską z dnia 8 września 1976 r.

4. Pełnomocnictwo – w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika

5. Dowód osobisty i książeczkę wojskową osoby zmarłej ( jeśli posiadała ) w przypadku transkrypcji zagranicznego aktu zgonu.

1. Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego przeniesionego w drodze transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego - 50,00 zł.

2. Opłata skarbowa od złożenia pełnomocnictwa – 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielonych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).

1. Ustawa z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego,

2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.

Dostęp do aktów prawnych na stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych